Het verder professionaliseren van het systeem van auditing (toezien op de doelmatigheid, kwaliteit, doeltreffendheid en rechtmatigheid van beleid en bedrijfsvoering) is een continu proces om in de pas te blijven met de toenemende eisen en behoeftes op dit terrein. Het gaat daarbij om de samenhang op het terrein van administratieve organisatie en interne controle, de bevindingen van de accountant vanuit zijn controle, het (laten) uitvoeren van audits, artikel 213a onderzoeken en risicomanagement met bijbehorend (jaarlijks op te stellen) auditplan. Maar ook de afstemming met onderzoek dat plaatsvindt door de rekenkamercommissie.
Rechtmatigheidsverantwoording
Wij leggen als college verantwoording af over de (financiële) rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten en de balansmutaties. Dit houdt in dat wij vaststellen dat:
- Is voldaan aan de voorwaarden opgenomen in wet- en regelgeving.
- Is gehandeld binnen de vastgestelde begrotingskaders.
- Is gewaarborgd dat er geen misbruik of oneigenlijk gebruik is gemaakt.
Wij leggen in de jaarrekening verantwoording af volgens een voorgeschreven model. Hierin geven wij aan of er fouten of onduidelijkheden zijn en de omvang hiervan. De accountant controleert of onze verantwoording een goed beeld van de werkelijkheid geeft.
Bij het verantwoorden van de rechtmatigheid hanteren wij de grenzen uit de vastgestelde financiële beheersverordening (ex. art 212 Gemeentewet). Deze grenzen sluiten aan bij de toleranties die de externe accountant hanteert voor de controle van de jaarrekening:
- Rapportagegrens: Dit is de grens waarboven onrechtmatigheden moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze afweging wordt gedaan per onrechtmatigheid. De rapportagegrens is vastgesteld op € 250.000. Voor onrechtmatigheden boven de rapportagegrens beschrijven wij ook welke acties wij ondernemen om deze in de toekomst te voorkomen.
- Verantwoordingsgrens: Dit is de grens voor de conclusie in de rechtmatigheidsverantwoording. Als het totaal aan onrechtmatigheden deze grens overschrijdt, moeten alle geconstateerde onrechtmatigheden worden opgenomen in deze verantwoording, ongeacht hun omvang. Deze grens was tot de jaarrekening 2024 vastgesteld op 1% van de totale lasten (inclusief reservemutaties). Recentelijk is landelijk besloten de wettelijke grondslag ingaande 2025 aan te passen naar 2%. Het percentage voor de externe accountant is eveneens gewijzigd naar 2%. Via de Raadswerkgroep zullen u nog de benodigde wijzigingsvoorstellen worden aangeboden.
Naast de gebruikelijke toetst op onrechtmatigheden op terrein van inkopen/aanbestedingen en prestatielevering is met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is ook landelijk de invulling van het begrip begrotingsrechtmatigheid aangepast. Na deze aanpassing zijn overschrijdingen van lasten en investeringskredieten altijd onrechtmatig. Zelfs als deze volgens afspraken met de raad zijn. De overschrijdingen die voldoen aan afspraken met de raad kunnen wel aangemerkt worden als acceptabel onrechtmatig. In onze rechtmatigheidsverantwoording bij de Programmarekening laten wij de bevindingen zien met en zonder deze acceptabele onrechtmatigheden. Zodoende is er inzicht in welke afwijkingen in de verantwoording wel aan ons interne beleid voldoen. Het is echter wettelijk verplicht om de conclusie over rechtmatigheid te baseren op de bevindingen inclusief de acceptabele onrechtmatigheden. Wij maken, in lijn met afspraken met uw raad, geen slotwijziging van de begroting. Hierdoor verwachten wij dat de conclusie in de rechtmatigheidsverantwoording, net als voorgaande jaren "niet rechtmatig" zal zijn.
Doelmatigheidsonderzoeken
Het aantal eigen onderzoeken zal gezien de beschikbare middelen vooralsnog beperkt zijn.
Eind 2025 wordt de Netwerkmonitor geactualiseerd. Hierin worden de risico’s van een significant aantal netwerkrelaties in kaart gebracht. Dit geeft een beeld van de relaties die belangrijk zijn voor realisatie van onze beleidsdoelstellingen én risicovol zijn en dus aandacht vragen in 2026.
Preventie van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik Voor fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik worden onderstaande definities gehanteerd:
- Fraude omvat een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen.
- Misbruik omvat het opzettelijk, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Bij misbruik is er geen sprake van samenwerking van derden met interne werknemers.
- Oneigenlijk gebruik omvat het verkrijgen van overheidsbijdrage of het betalen van een te laag bedrag aan heffingen door het aangaan van rechtshandelingen in overeenstemming met de bewoording van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.
Het onderkennen en beheersen van frauderisico’s is een continu proces. Jaarlijks actualiseren wij de frauderisico’s als onderdeel van de VIC. Wij zijn bezig met het opstellen van een fraudeprotocol waarin het onderkennen, de beheersing en de opvolging van fraude wordt geformaliseerd.
Eveneens zijn wij bezig met het actualiseren van de Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik. In deze nota worden onder andere het beleid ter voorkoming, de inrichting van beheersmaatregelen en de risicogebieden van de gemeente Ede in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen.